Existem itens essenciais que não podem faltar nas malas dos colaboradores que estão realizando viagem de negócios. Por isso, se você já se questionou sobre o que levar na sua viagem, saiba que não está sozinho, pois é uma dúvida frequente dos profissionais que estão se preparando para embarcar.
Para que prejuízos e até mesmo constrangimentos ocorram, o ideal é sempre estar atento aos detalhes no momento de preparar a bagagem e separar todas as documentações necessárias em uma missão a trabalho. Consequentemente, nenhum item importante é deixado para trás.
A fim de explicitar com mais detalhes o que levar em uma viagem de negócios, separamos os itens que são fundamentais ao colaborador ao longo de sua jornada de trabalho. Confira a seguir!
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O que levar em uma viagem de negócios?
1- Política de viagens
Antes de mais nada, o colaborador que viaja a negócio precisa conhecer quais são os valores máximo disponibilizado pela empresa para a realização dessa viagem, seja em alimentação diária, passagens, estadia em hotéis, dentre outras especificações.
Por isso, conhecer a política de viagens da empresa é de extrema importância, principalmente, para que o trabalhador saiba o que será preciso de comprovações (notas fiscais) ou não no momento em que retornar para o seu local de trabalho.
Normalmente, as orientações passadas ao colaborador são muitas e pode ocorrer de esquecer um detalhe ou outro ao longo de sua viagem. Por isso, é aconselhável levar uma cópia da política e consultá-la sempre que houver dúvidas.
2- Cartões de crédito para viagem de negócios
Se a viagem for internacional, será necessário se atentar com a liberação do cartão de crédito e, para tanto, é preciso verificar esse fator com antecedência. Consequentemente, será possível ter a garantia de que ele funcionará da forma adequada em outro país sem preocupações.
3- Meios tecnológicos para trabalhar remotamente
Hoje em dia, muitas pessoas já utilizam seus notebooks com acesso à internet para trabalhar diariamente. Especialmente, em uma viagem corporativa, esse mecanismo pode ser fundamental para que as funções do trabalhador sejam cumpridas mesmo não estando presente no local de trabalho.
Nesse sentido, é necessário separar um espaço na bagagem de mão para os eletrônicos, incluindo notebook, mouse, carregador, dentre outros recursos tecnológicos que podem auxiliar na viagem.
4- Documentos pessoais e passaporte
Se o destino for fora do Brasil, é importante se certificar de todas as documentações necessárias para ingressar no país, incluindo passaporte válido com o respectivo visto, se for necessário.
Por exemplo, para uma viagem europeia, não há a obrigatoriedade de os brasileiros tirarem o visto prévio para a entrada e permanência no país até 90 dias. Já em quaisquer países norte-americano, os brasileiros não entram sem o visto adequado.
Pensando nisso, a empresa precisa se assegurar de que o funcionário escalado para a viagem está por dentro de todos esses detalhes e possui os documentos pessoais em dia para que seja, realmente, possível fazer o deslocamento a negócio.
Já para viagens nacionais, não há a necessidade de muitos documentos em mãos, sendo obrigatório estar apenas com um documento de identificação dentro da validade com foto, podendo ser RG ou carteira de motorista.
5- Documentos e materiais da empresa
Seja uma viagem para negociar venda, avaliar a estrutura de uma determinada localidade ou discutir questões técnicas, é preciso que o colaborador tenha consigo documentos comprobatórios para essa sua tarefa. Além disso, se for necessário, é importante lembrar de levar os materiais necessários para o andamento do plano.
Afinal, não adianta fazer a viagem e quando chegar em seu destino não possuir as documentações necessárias para discutir de forma adequada o assunto ao qual impulsionou a ida até o local.
6- Roupas adequadas
A viagem a trabalho exige roupas apropriadas para a ocasião. Por isso, no momento de preparar as bagagens, é fundamental considerar as vestimentas que serão necessárias ao realizar possíveis reuniões, encontros com outros executivos e demais compromissos relacionados ao trabalho.
Se o funcionário for em uma reunião com gestores em ambiente formal, por exemplo, a sugestão é levar trocas de camisa social, terno, gravatas e sapato social. Já para as mulheres, é indicado vestidos formais, terninho, camisa, blazer, calça social e um sapato que combine com a ocasião.
7- Itens essenciais na bagagem de mão
Considerando viagens de avião, cada passageiro tem o direito de carregar consigo uma mala de mão pequena. Por isso, é importante saber utilizar esse espaço para conseguir aproveitá-lo adequadamente. Pensando nisso, o ideal é que os objetos essenciais vão na bagagem de mão, juntamente com o funcionário.
O aconselhável é levar produtos básicos de higiene, equipamentos eletrônicos e carregadores, uma troca de roupas e remédios de uso contínuo ou não, incluindo analgésicos, dentre outros. Assim, caso a bagagem despachada for extraviada, ele estará precavido com os itens levados na mala de mão.
8- Cartões de visita para viagem de negócios
Aproveite a viagem a negócio para levar alguns cartões de visita. Ainda que hoje as opções tecnológicas também possuem essa função, continua sendo importante distribuir cartões de visita como forma de ser lembrado profissionalmente pelos colegas de trabalho, clientes ou superiores.
